Datenschutzerklärung
Deutsch (de-DE)
Verantwortlicher
Soweit Licko als Verantwortlicher handelt, ist der im Impressum genannte Betreiber von Licko der Verantwortliche. Anfragen zum Datenschutz richten Sie an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten.
Rollen
Manche Daten erheben wir nicht unmittelbar bei Ihnen. Zahlungsdaten können etwa vom Zahlungsdienstleister stammen, Angaben zu einem Teammitglied von der Person, die dieses Mitglied eingeladen hat. Die jeweiligen Quellen sind in dieser Erklärung genannt.
Wenn Sie in Licko personenbezogene Daten anderer Personen speichern, etwa Postkontakte, sind in der Regel Sie Verantwortlicher für diese Daten; Licko verarbeitet sie in Ihrem Auftrag.
Wir als Verantwortlicher. Wir bestimmen Zwecke und Mittel für Registrierung, Authentifizierung, Abrechnung und Steuernachweise, Sicherheit und Missbrauchsabwehr, Verbesserung unseres Dienstes und (wenn genutzt) Analyse der Nutzung unserer öffentlichen Seiten.
Sie als Verantwortlicher / wir als Auftragsverarbeiter. Speichern Sie Adressbucheinträge oder Empfängerdaten, die andere Personen identifizieren, bestimmen in der Regel Sie, wozu diese Daten verarbeitet werden (Ihre Versandvorgänge). In diesem Zusammenhang verarbeiten wir solche Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), vorbehaltlich eines Auftragsverarbeitungsvertrags, soweit er erforderlich ist.
Zugang zu geschützten Daten. Licko kann auf geschützte Daten zugreifen, soweit das für eine von Ihnen angeforderte Funktion nötig ist. Der Zugang des Licko-Teams zu deren Inhalt ist kein gewöhnlicher Bestandteil des Betriebs und bedarf in der Regel Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Ohne diese Zustimmung ist Zugang möglich, soweit er nötig ist, um die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
Daten
Die E-Mail-Adresse und Identifikationsdaten des Kontos sind für den Vertrag erforderlich. Ohne sie können wir das Konto nicht anlegen oder betreiben.
Licko verarbeitet Empfängerdaten, Portoparameter und Materialien, die Sie gesondert in Licko speichern, um eine Sendung vorzubereiten und auszuführen. Anschriften, erzeugte Druckdateien und hochgeladene Entwürfe sind vom Versanddokument, das Sie für die Aufgabe verfassen, verschieden; dessen Inhalt erhält Licko nicht.
Bilder, Entwürfe und andere Materialien, die Sie bewusst in Licko-Funktionen hochladen, werden als Daten des betreffenden Arbeitsbereichs gespeichert. Druckdateien, die Licko für eine Sendung erzeugt, erstellt Licko. Sie sind nicht das Versanddokument.
Je nach Nutzung verarbeiten wir:
- Konto — E-Mail-Adresse, Kontokennungen und Authentifizierungsdaten;
- Vertrag und Zahlungen — Daten zu Abonnement, Zahlungen, Rechnungen und Steuern, die zum Abschluss und zur Erfüllung des Vertrags sowie zur Beendigung des Vertragsverhältnisses nötig sind;
- Teams — Mitgliedschaft in Teams und Einladungen;
- Versanddaten — Absender- und Empfängeranschriften, Sendungsparameter, gekaufte Freimachungen und Angaben zur Sendung;
- Hochgeladene Materialien — Bilder, Entwürfe und andere Materialien, die Sie in Licko speichern;
- Druckdateien — Dateien, die Licko zur Vorbereitung einer Sendung erstellt;
- Einstellungen — die von Ihnen gewählten Licko-Einstellungen;
- Technische Daten und Sicherheitsdaten — technische Protokolle, Sicherheitsereignisse und Sicherungsdaten;
- Support — Ihre Anfragen an uns und die dazugehörigen Angaben.
Wenn Sie Zugangsdaten eines Postdienstleisters speichern lassen, bewahren wir sie für diesen Arbeitsbereich auf, bis Sie sie löschen oder sie ungültig werden.
Licko trennt Daten nach Arbeitsbereich. Sie können einen persönlichen oder einen Team-Arbeitsbereich nutzen. Mitglieder eines Team-Arbeitsbereichs können auf Versanddaten und gespeicherte Materialien dieses Arbeitsbereichs zugreifen, soweit Mitgliedschaft und Berechtigungen es erlauben. Arbeitsbereiche sind keine öffentlichen Profile.
Zwecke
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung entfalten.
| Zweck | Datenkategorien | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bereitstellung und Sicherung von Licko | Konto; Technische Daten und Sicherheitsdaten | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; berechtigte Interessen an der Sicherheit – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Nachweis rechtlich erheblicher Interaktionen | Vertrag und Zahlungen; Technische Daten und Sicherheitsdaten | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; berechtigte Interessen an der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Abschluss, Erfüllung und Beendigung des Abonnements | Vertrag und Zahlungen | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; rechtliche Pflicht in den entsprechenden Fällen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Rechnungen und Steuern | Vertrag und Zahlungen | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; rechtliche Pflicht – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Teamzusammenarbeit | Teams | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Vorbereitung und Ausführung von Postsendungen | Versanddaten; Hochgeladene Materialien; Druckdateien | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, bestimmen Sie als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage |
| Betrugsvorbeugung und Sicherheit | Technische Daten und Sicherheitsdaten | Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Auswertung der Nutzung öffentlicher Seiten | Technische Daten und Sicherheitsdaten | Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Nutzer-Support | Support; Konto | Vertrag – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, je nach Anfrage |
| Erfüllung rechtlicher Pflichten und Verteidigung von Rechtsansprüchen | Die jeweiligen Datenkategorien | Rechtliche Pflicht – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Berechtigte Interessen. Soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, sind die Interessen: Verhinderung von Betrug (einschließlich Zahlungsmissbrauch); Netz- und Informationssicherheit; Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; Verhinderung der Umgehung einer Kontosperre; Verständnis der Nutzung der öffentlichen Seiten von Licko, um den Dienst zu verbessern. Die Verarbeitung ist auf das für diese Zwecke Nötige beschränkt. Sie können nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Eine Sperre des Kontos ist keine Löschung gespeicherter Daten.
Anbieter
Nach der Übermittlung an den Postdienstleister verarbeitet dieser die Daten für die Postleistung nach seinen eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen.
| Anbieter | Rolle |
|---|---|
| Hetzner | Hosting von Licko und Speicherung von Daten in Deutschland |
| Stripe | Abonnementzahlungen, Zahlungsdaten und Rechnungen |
| Cloudflare | Zugang zu öffentlichen Seiten und Versand von Dienst-E-Mails |
| Databuddy | Nutzungsstatistiken öffentlicher Seiten |
| Der von Ihnen gewählte Postdienstleister | Erbringung der gewählten Postleistung |
Analyse
Databuddy dient nicht der Identifizierung von Nutzern, nicht der Werbung und nicht der Profilerstellung. Databuddy wird auf den Seiten von Licko und der Arbeitsbereiche nicht geladen und beobachtet daher keine Tätigkeiten, die Sie dort ausführen.
Für die Analyse verwenden wir keine Cookies und übermitteln Databuddy keine Kontodaten, Postkontakte oder sonstigen Licko-Inhalte.
Speicherort
Licko nutzt für die primäre Datenspeicherung die Infrastruktur von Hetzner in Nürnberg.
Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR erfolgen nach dem jeweils anwendbaren DSGVO-Übermittlungsmechanismus. Je nach Zielstaat und Umständen kann das ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln sein.
Aufbewahrung
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich nach Datenkategorie und nach dem Zweck, zu dem der Datensatz geführt wird. Die in Deutschland geltenden Fristen stehen in der folgenden Tabelle.
Deutschland — wie lange wir was aufbewahren
Soweit eine Frist aus einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht folgt, nennen wir das Gesetz mit der üblichen Abkürzung: UStG (Umsatzsteuergesetz), AO (Abgabenordnung), HGB (Handelsgesetzbuch), BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).
| Daten | Aufbewahrung | Grundlage |
|---|---|---|
| Versand- und Arbeitsbereichsdaten — Anschriften, hochgeladene Materialien, erzeugte Druckdateien | Aus der laufenden Nutzung entfernt, wenn Sie sie in Licko löschen. Endgültig gelöscht, wenn sie für den betreffenden Arbeitsbereich nicht mehr benötigt werden. Das Schließen eines persönlichen Kontos kann die Nutzung dieses persönlichen Arbeitsbereichs beenden; das Verlassen eines geteilten Team-Arbeitsbereichs löscht dessen Daten nicht von selbst. Diese Daten werden nicht für die steuerliche Aufbewahrung geführt. | Speicherbegrenzung – Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Archivierte Vertragskorrespondenz, die wir senden (zum Beispiel Vertragsbestätigung) | 6 Jahre, gezählt vom Ende des Kalenderjahres der Absendung | § 147 AO; § 257 HGB |
| Rechnungen, Buchungsbelege und gekaufte Freimachungen | 8 Jahre, gezählt vom Ende des Kalenderjahres der Ausstellung | § 14b UStG; § 147 AO; § 257 HGB |
| Interaktionen mit rechtlichen Dokumenten — welche Fassung Sie angenommen oder zur Kenntnis genommen haben | Werden gespeichert, solange das Konto offen ist. Nach Kontoschluss 3 Jahre vom Ende dieses Kalenderjahres | Regelmäßige Verjährung – §§ 195–199 BGB |
| Anmeldesitzungen | 7 Tage ab Ausstellung | Speicherbegrenzung – Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Kurzlebige Sicherheits-Token (Passwortzurücksetzung, Bestätigung und ähnlich) | 1 Stunde bis 48 Stunden ab Ausstellung | Speicherbegrenzung – Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Gespeicherte Anmeldung beim Postdienstleister | Bis Sie sie löschen oder sie ungültig wird | Speicherbegrenzung – Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Supportanfragen | Werden gespeichert, solange das Konto offen ist. Nach Kontoschluss gelten dieselben Aufbewahrungsregeln wie für die übrigen Kontodaten | Folgt den übrigen Kontodaten |
| Sicherungskopien für die Notfallwiederherstellung | Bis zu 90 Tage nach Löschung aus den aktiven Systemen | Betriebliche Notfallwiederherstellung; keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach UStG, AO oder HGB |
Soweit Rechnungen für Steuern bedeutsam bleiben, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann die gesetzliche Aufbewahrung nach § 14b UStG und § 147 AO über den Grundzeitraum hinaus andauern.
Besteht ein Streit oder ein Rechtsanspruch oder ist er hinreichend absehbar, können einschlägige Aufzeichnungen so lange aufbewahrt werden, wie es nötig ist, um diesen Anspruch geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
Sicherheit
Der Schutz richtet sich nach dem Zweck jedes Datensatzes. Konto-, Vertrags-, Zahlungs- und Mitgliedschaftsdaten sowie andere Betriebsdaten bleiben Licko zugänglich, soweit das für den Betrieb des Dienstes, seine Sicherung und die Vertragserfüllung nötig ist.
Geschützte Daten des Arbeitsbereichs — insbesondere Postanschriften, hochgeladene Materialien, erzeugte Druckdateien und gespeicherte Anmeldung beim Postdienstleister — werden verschlüsselt gespeichert. Licko kann sie entschlüsseln, wenn das für eine von Ihnen angeforderte Funktion nötig ist; der Zugang zu diesem Inhalt ist jedoch kein gewöhnlicher Teil des Betriebs und bedarf in der Regel Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, außer soweit der Zugang nötig ist, um die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
Speicherung für Anmeldung und Sicherheit wird nur verwendet, soweit sie für den angefragten Dienst nötig ist.
Die kryptographischen Schlüssel, die für den Zugang zu geschützten Daten erforderlich sind, werden getrennt von den verschlüsselten Daten verwaltet. Wird das erforderliche Schlüsselmaterial dauerhaft unzugänglich, können die betroffenen Daten technisch nicht wiederhergestellt werden, auch nicht aus einer verschlüsselten Sicherung.
Die Verschlüsselung geschützter Daten bleibt auch in den Sicherungen erhalten. Soweit der Zugang wiederhergestellt werden kann, ergreifen wir angemessene technische Maßnahmen zur Wiederherstellung. Entschlüsselte geschützte Daten werden nicht im Browser gespeichert.
Rechte
Nach der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre Daten verlangen, sie berichtigen lassen, ihre Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, sie in einem übertragbaren Format erhalten und der Verarbeitung in den gesetzlich vorgesehenen Fällen widersprechen.
Um Ihre Rechte auszuüben, nutzen Sie die in Licko verfügbaren Funktionen oder wenden Sie sich an uns über die Kontaktdaten im Impressum. Wir prüfen Ihr Verlangen innerhalb der von der DSGVO vorgesehenen Frist. Betrifft das Verlangen personenbezogene Daten anderer Personen, die Sie über Licko verarbeiten, können wir uns an Sie als Verantwortlichen für diese Daten halten.
Sie können uns auch dann erreichen, wenn der Zugang zu Ihrem Konto eingeschränkt oder gesperrt ist. Stützt sich die Verarbeitung auf berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit eine weitere Speicherung gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Einzelne Daten, die zur Verhinderung von Betrug und zur Sicherung des Dienstes nötig sind, können bei entsprechender Rechtsgrundlage ebenfalls gespeichert bleiben.
Sie haben außerdem das Recht, sich direkt an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für Licko zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in Berlin ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Deutschland
datenschutz-berlin.de