Confidentialité

Responsable

Lorsque Licko agit en qualité de responsable du traitement, le responsable du traitement est l’opérateur de Licko identifié dans les Mentions légales. Pour toute demande relative à la protection des données, utilisez les coordonnées publiées dans les Mentions légales.

Rôles

Certaines données ne nous parviennent pas directement de vous. Les données de paiement peuvent par exemple provenir du prestataire de paiement, et les données relatives à un membre d’équipe de la personne qui l’a invité. Les sources correspondantes sont indiquées dans la présente politique.

Lorsque vous stockez dans Licko des données personnelles d’autrui, par exemple des contacts d’envoi, vous en êtes en principe le responsable du traitement, et Licko les traite pour votre compte.

Nous en tant que responsable du traitement. Nous déterminons les finalités et moyens pour l’inscription, l’authentification, la facturation et les preuves fiscales, la sécurité, l’amélioration du service et (si elle est utilisée) la mesure des pages publiques.

Vous en tant que responsable du traitement / nous en tant que sous-traitant. Lorsque vous stockez des entrées d’un carnet d’adresses ou des données de destinataires qui identifient d’autres personnes, c’est en général vous qui déterminez à quelles fins ces données sont traitées. Dans ce contexte nous traitons ces données pour votre compte en tant que sous-traitant selon l’art. 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD), sous réserve d’un accord de traitement s’il est requis.

Accès aux données protégées. Licko peut accéder aux données protégées lorsque cela est nécessaire pour une fonction que vous avez demandée. L’accès de l’équipe Licko à leur contenu n’est pas une part habituelle du fonctionnement du service et exige en principe votre autorisation explicite. Sans cette autorisation, l’accès est possible s’il est nécessaire pour assurer la sécurité du service ou respecter une obligation légale.

Données

L’adresse e-mail et les données d’identification du compte sont nécessaires à l’exécution du contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas créer ni exploiter le compte.

Licko traite les données du destinataire, les paramètres postaux et les matériaux que vous stockez séparément dans Licko afin de préparer et d’exécuter un envoi. Les adresses, les fichiers d’impression générés et les créations téléversées se distinguent du document d’envoi que vous préparez pour l’expédition ; Licko n’en reçoit pas le contenu.

Les images, créations et autres matériaux que vous téléversez volontairement dans les fonctions Licko sont stockés comme données de l’espace de travail concerné. Les fichiers d’impression que Licko génère pour un envoi sont créés par Licko. Ils ne sont pas le document d’envoi.

Selon l’usage, nous traitons :

Compte — adresse e-mail, identifiants de compte et données d’authentification ;
Contrat et paiements — données d’abonnement, de paiement, de facture et d’impôt nécessaires pour conclure et exécuter le contrat et mettre fin à la relation contractuelle ;
Équipes — appartenance aux équipes et invitations ;
Données postales — adresses de l’expéditeur et du destinataire, paramètres d’envoi, marques d’affranchissement achetées et informations sur l’envoi ;
Matériaux téléversés — images, créations et autres matériaux que vous stockez dans Licko ;
Fichiers d’impression — fichiers que Licko crée pour préparer un envoi ;
Paramètres — les paramètres Licko que vous choisissez ;
Données techniques et de sécurité — journaux techniques, événements de sécurité et données de sauvegarde ;
Support — vos demandes auprès de nous et les informations qui s’y rapportent.

Si vous faites enregistrer des identifiants d’opérateur postal, nous les conservons pour cet espace de travail jusqu’à ce que vous les supprimiez ou qu’ils cessent d’être valides.

Licko sépare les données par espace de travail. Vous pouvez utiliser un espace de travail personnel ou un espace de travail d’équipe. Les membres d’un espace de travail d’équipe peuvent accéder aux données postales et aux matériaux stockés de cet espace selon l’appartenance et les droits. Les espaces de travail ne sont pas des profils publics.

Finalités

Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Finalité	Catégories de données	Base juridique
Fourniture et sécurisation de Licko	Compte ; Données techniques et de sécurité	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD ; intérêts légitimes pour la sécurité – art. 6, par. 1, point f), RGPD
Preuve des actes juridiques	Contrat et paiements ; Données techniques et de sécurité	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD ; intérêts légitimes pour établir, exercer et défendre des droits – art. 6, par. 1, point f), RGPD
Conclusion, exécution et fin de l’abonnement	Contrat et paiements	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD ; obligation légale lorsqu’elle s’applique – art. 6, par. 1, point c), RGPD
Factures et impôts	Contrat et paiements	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD ; obligation légale – art. 6, par. 1, point c), RGPD
Gestion du travail en équipe	Équipes	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD
Préparation et exécution des opérations postales	Données postales ; Matériaux téléversés ; Fichiers d’impression	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD ; pour les données que nous traitons pour votre compte, c’est vous, en tant que responsable, qui en déterminez la base juridique
Prévention de la fraude et sécurité	Données techniques et de sécurité	Intérêts légitimes – art. 6, par. 1, point f), RGPD
Analyse de l’usage des pages publiques	Données techniques et de sécurité	Intérêts légitimes – art. 6, par. 1, point f), RGPD
Support utilisateurs	Support ; Compte	Contrat – art. 6, par. 1, point b), RGPD ; intérêts légitimes – art. 6, par. 1, point f), RGPD, selon la demande
Respect des obligations légales et défense des droits	Les catégories de données concernées	Obligation légale – art. 6, par. 1, point c), RGPD ; intérêts légitimes – art. 6, par. 1, point f), RGPD

Intérêts légitimes. Lorsque nous nous fondons sur l’art. 6, par. 1, point f), RGPD, les intérêts sont : prévenir la fraude (y compris l’abus de paiement) ; assurer la sécurité des réseaux et de l’information ; établir, exercer ou défendre des droits ; empêcher le contournement d’un blocage du compte ; comprendre l’usage des pages publiques de Licko afin d’améliorer le service. Ces enregistrements sont limités à ce qui est nécessaire à ces fins. Vous pouvez vous opposer en vertu de l’art. 21 RGPD. Un blocage du compte n’est pas un effacement des données conservées.

Prestataires

Après transmission à l’opérateur postal, celui-ci traite ces données pour fournir le service postal selon ses propres conditions et informations de confidentialité.

Prestataire	Rôle
Hetzner	Hébergement de Licko et stockage des données en Allemagne
Stripe	Paiements d’abonnement, données de paiement et factures
Cloudflare	Accès aux pages publiques et envoi des courriers de service
Databuddy	Statistiques d’usage des pages publiques
L’opérateur postal que vous choisissez	Exécution du service postal choisi

Analyse

Databuddy n’est pas utilisé pour identifier des utilisateurs, pour la publicité ou pour créer des profils. Il n’est pas chargé sur les pages du produit ni dans les espaces de travail et n’observe donc pas les activités que vous y effectuez.

Pour l’analyse, nous n’utilisons pas de cookies et nous ne transmettons pas à Databuddy de données de compte, de contacts postaux ou d’autre contenu Licko.

Localisation

Licko utilise l’infrastructure Hetzner à Nuremberg pour le stockage principal des données.

Les transferts vers des pays hors EEE relèvent du mécanisme de transfert applicable au titre du RGPD. Selon la destination et les circonstances, il peut s’agir d’une décision d’adéquation ou de clauses contractuelles types.

Conservation

Les durées de conservation varient selon la catégorie de données et selon la finalité pour laquelle l’enregistrement est conservé. Les durées applicables en Allemagne figurent ci-dessous.

Allemagne — ce que nous conservons et combien de temps

Lorsqu’une durée résulte d’une obligation légale allemande de conservation, nous citons la loi par son abréviation usuelle : UStG (Loi relative à la TVA), AO (Code fiscal), HGB (Code de commerce), BGB (Code civil).

Données	Conservation	Fondement
Données postales et d’espace de travail — adresses, matériaux téléversés, fichiers d’impression générés	Retirées de l’usage courant lorsque vous les supprimez dans Licko. Effacées définitivement lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à l’espace de travail concerné. La fermeture d’un compte personnel peut mettre fin à l’usage de cet espace personnel ; quitter un espace d’équipe partagé ne supprime pas de lui-même ses données. Ces données ne sont pas conservées comme archive fiscale.	Limitation de la conservation – art. 5, par. 1, point e), RGPD
Correspondance contractuelle archivée que nous envoyons (par exemple confirmation de contrat)	6 ans, comptés à partir de la fin de l’année civile d’envoi	§ 147 AO ; § 257 HGB
Factures, pièces justificatives et marques d’affranchissement achetées	8 ans, comptés à partir de la fin de l’année civile d’émission	§ 14b UStG ; § 147 AO ; § 257 HGB
Interactions avec les documents juridiques — quelle version vous avez acceptée ou dont vous avez pris connaissance	Conservées tant que le compte est ouvert. Après fermeture du compte, 3 ans à partir de la fin de cette année civile	Régime de prescription ordinaire – §§ 195–199 BGB
Sessions de connexion	7 jours à compter de l’émission	Limitation de la conservation – art. 5, par. 1, point e), RGPD
Jetons de sécurité de courte durée (réinitialisation de mot de passe, vérification et similaires)	1 heure à 48 heures à compter de l’émission	Limitation de la conservation – art. 5, par. 1, point e), RGPD
Identifiants d’opérateur postal enregistrés	Jusqu’à ce que vous les supprimiez ou qu’ils cessent d’être valides	Limitation de la conservation – art. 5, par. 1, point e), RGPD
Demandes de support	Conservées tant que le compte est ouvert. Après fermeture du compte, les mêmes règles de conservation s’appliquent que pour les autres données du compte	Suit les autres données du compte
Copies de reprise après sinistre	Jusqu’à 90 jours après suppression des systèmes actifs	Borne opérationnelle de reprise après sinistre ; pas une durée d’archive prévue par l’UStG, l’AO ou le HGB

Lorsque des factures restent pertinentes pour des impôts dont le délai de fixation n’est pas expiré, la conservation légale au titre du § 14b UStG et du § 147 AO peut dépasser cette durée de base.

Si un litige ou une action en justice existe ou est raisonnablement prévisible, les enregistrements pertinents peuvent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour établir, exercer ou défendre cette action.

Sécurité

La protection suit la finalité de chaque enregistrement. Les données de compte, de contrat, de paiement, d’appartenance et les autres données d’exploitation restent accessibles à Licko dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service, à sa sécurité et à l’exécution du contrat.

Les données protégées de l’espace de travail — notamment les adresses postales, les matériaux téléversés, les fichiers d’impression générés et les identifiants d’opérateur postal enregistrés — sont stockées chiffrées. Licko peut les déchiffrer lorsqu’une fonction que vous avez demandée l’exige, mais l’accès à ce contenu n’est pas une part ordinaire du fonctionnement du service et exige en principe votre autorisation explicite, sauf lorsque l’accès est nécessaire pour assurer la sécurité du service ou respecter une obligation légale.

Le stockage nécessaire à la connexion et à la sécurité n’est utilisé que lorsqu’il est nécessaire pour fournir le service demandé.

Les clés cryptographiques nécessaires pour accéder aux données protégées sont gérées séparément des données chiffrées. Si les clés requises deviennent définitivement indisponibles, les données concernées peuvent être techniquement irrécupérables, y compris à partir d’une sauvegarde chiffrée.

Le chiffrement des données protégées est conservé aussi dans les sauvegardes. Lorsque l’accès peut être rétabli, nous prenons des mesures techniques raisonnables pour le rétablir. Les données protégées déchiffrées ne sont pas stockées dans le navigateur.

Droits des personnes

Droits

En vertu du RGPD, vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier, en demander l’effacement ou la limitation du traitement, les recevoir dans un format portable et vous opposer au traitement dans les cas prévus par la loi.

Pour exercer vos droits, utilisez les fonctions disponibles dans Licko ou contactez-nous aux coordonnées des Mentions légales. Nous examinerons votre demande dans le délai prévu par le RGPD. Si la demande concerne des données personnelles d’autrui que vous traitez par l’intermédiaire de Licko, nous pouvons nous adresser à vous en tant que responsable de ces données.

Vous pouvez nous contacter même lorsque l’accès à votre compte est restreint ou bloqué. Si le traitement repose sur des intérêts légitimes au titre de l’article 6, par. 1, point f), du RGPD, vous pouvez vous y opposer conformément à l’article 21 du RGPD.

Le droit à l’effacement ne s’applique pas lorsqu’une conservation ultérieure est exigée par la loi ou nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits en justice. Certaines données nécessaires à la prévention de la fraude et à la sécurité du service peuvent également être conservées lorsqu’il existe une base juridique correspondante.

Vous avez également le droit de vous adresser directement à une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. L’autorité de contrôle de la protection des données pour Licko à Berlin est :

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Deutschland
datenschutz-berlin.de